सबसे पहले हमे डाटा वेलिडेशन करने से पहले ये जानना जफरुरी है कि डाटा वेलिडेशन क्या होता हैं ? उसके बाद हम Data Validation in Excel के बारे में जानेंगे।
Excel में Data Validation क्या है?
यह एक Excel का महत्वपूर्ण फीचर्स में से एक है। जिसका उपयोग करके डाटा (Data) को गुणवत्ता के साथ और सही तरह से इकट्ठा किया जाता है ।
अक्सर अपने ऑफिस में ऐसा होता है जिस एक्सेल वर्कबुक में हम काम करते है उसमे और भी लोग काम करते है तो इसमें डाटा गलत एंटर होने की संभावना ज्यादा होती है। तब हम Data Validation in Excel का उपयोग करते है।
- जैसे यदि आपके डाटा (Data) में नाम की फील्ड (Field) है तो उसमे कही किसी ने स्पेस (Space) जोड़ कर ऐड दिया है तो किसी ने स्पेस (Space) नहीं दिया।
- यदि आप अपने डाटा में किसी का फ़ोन नंबर लेना चाहते हो , तो हो सकता ही डाटा को जोड़ते वक़्त किसी ने 1 डिजिट के नंबर को जोड़ दिया या किसी ने 1 नंबर काम जोड़ दिया।
इसप्रकार आपका डाटा शीट भद्दा और ख़राब दिखेगा। और साथ से आप जब कभी भी इस डाटा सेट से कोई रिपोर्ट या चार्ट बनाने की कोशिश करेंगे तो वो ठीक से नहीं बनेगा।
Example of Data Validation in Excel । डेटा सत्यापन का उदाहरण
एक उदाहरण लेते है, माना की मेरे बॉस को ये जानना है कि Reena Singh में एक महीने में कितनी बार किसी एक प्रोडक्ट को ख़रीदा हैं। अब यहाँ पे मेरे पास 2000 से भी ज्यादा row की डाटा हैं। मैंने यहाँ पे filter लगाया और Reena Singh को फ़िल्टर किया।
अब मेरे पास 3 row में डाटा फ़िल्टर हो के आया पर मेरे डाटा सेट में 4 बार दिया गया है कि Reena Singh ने प्रोडक्ट ख़रीदा।
यहां पर डाटा एंट्री करते वक्त मैंने Reena Singh के नाम से डाटा एंट्री किया था और मेरे साथी कर्मचारी जिन्होंने Rina Singh के नाम से एंट्री कर दिया। इसी गलती के चलते रीना सिंह ने चार बार समान करता था परंतु रिपोर्ट निकालने में 3 ही बार दिखाई दे रहा था।
अब अगर देखें तो इन्हीं सब गलती को रोकने के लिए हम एक्सेल में डाटा वैलिडेशन का उपयोग करते हैं।
आप अपना डाटा शीट पर जहां कहीं भी डाटा वैलिडेशन का प्रयोग करेंगे वहां पर चाह करके भी कोई गलत डाटा एंट्री नहीं कर सकता है।
और चलिए अब आगे डाटा वेलिडेशन (Data Validation) के बारे में जानते है ।
Excel मे Data Validation का उपयोग कैसे करें?
अपने डाटा शीट में डाटा वैलिडेशन का प्रयोग करने के लिए आप नीचे दिए गए निम्न चरणों का अनुसरण कर सकते हैं:
- Go to Data Tabs: आपको मेनू बार में डाटा टैब पे क्लिक करना है।
- Now Click on Data Validation under Data tools group: अब आपको डाटा टूल्स कमांड ग्रुप्स के अंदर डाटा वेलिडेशन मिलेगा।
- Now set your rule under Data Validation: अब डाटा वेलिडेशन ऑप्शन आएगा जिसमे आपको रूल्स सेट करना है और ओके क्लिक करना है।
What is Data Validation Rules and How to Set it?
डाटा वेलिडेशन (Data Validation) को ३ टैब (Tabs) में निर्धारित किया है:
Tab 1: Setting Tab
Setting Tab में आप अपनी जरुरत से नियम (Rule) लगा सकते है।
जहाँ पे आपको पहले से कुछ निर्धारित नियम (Rule) मिलते जिनका उपयोग करके आप अपने डाटा के लिए नियम (Rule) लगा सकते हो या फिर आप अपनी जरुरत से Custom विकल्प के साथ नाया नियम (Rule) बना सकते हो।
Data validation options
अगर हम पहले से बने हुए नियमों की बात करें तो यहां पर 8 नियमों का भी विकल्प पहले से दिया गया रहता है।
- Any Value: इस विकल्प में पहले से कोई वैलिडेशन लागू नहीं किया गया रहता है अगर आप चाहें इस विकल्प से किसी सेल मैं कस्टम मैसेज दिखा सकते हैं।
- Whole Number (पूर्ण नंबर): इसमें आपको केवल पूर्ण नंबर सुनने का अनुमति मिलता है जैसे ही आप इसका चैन करेंगे तो आपके सामने आगे का विकल्प खुल जाएगा और आप उसमें अपने आवश्यकता अनुसार विकल्प का चयन कर सकते हैं।
- Decimal (दशमलव): यह भी ऊपर दिए गए पूर्ण नंबर के जैसा ही होता है बसर्ते आप इसमें दसमलाव मूल्यों का ही चयन कर सकते हैं।
- List (सूची): इसमें आपको पहले से ही निर्धारित सूची का विकल्प होता है आप इसको ड्रॉपडाउन लिस्ट के लिए भी उपयोग कर सकते हैं।
- Date (तारीख): इसमें आप केवल तारीख का वैलिडेशन लगा सकते हैं।
- Time (समय): इसमें आप केवल समय के लिए ही वैलिडेशन का प्रयोग कर सकते हैं।
- Text length (पाठ की लंबाई): इसकी सहायता से आप वर्णों की संख्या या अंको की संख्या के आधार पर इनपुट को वैलिडेट कर सकते हैं।
- Custom (कस्टम): जब कभी भी आपको कस्टमाइज वैलिडेशन का प्रयोग करना हो तो आप कस्टम ऑक्शन का चयन कर सकते हैं। दूसरी शब्दों में अगर कहे तो आप इसका उपयोग अपने फार्मूला के साथ करके इनपुट को मान्य कर सकते हैं।
The settings tab also includes two checkboxes: (सेटिंग्स टैब में दो चेकबॉक्स भी शामिल हैं)
1. Ignore blank
रिक्त को अनदेखा करें: यह कमांड है जो कहता है वैसे सेलो को छोड़ दें जिसका कोई मूल्य ना हो या नहीं खाली हो।
2. Apply these changes to other cells with the same settings
एक ही सेटिंग के साथ इन परिवर्तनों को अन्य कोशिकाओं पर लागू करें: इसकी सहायता से आप नए अपडेट उस सभी सेल्स पर लागू हो जाएंगी जो same सेटिंग की होंगी।
Tab 2: Input Message
इनपुट मैसेज टाइप में आप कोई भी अपना कस्टमाइज मैसेज दिखा सकते हैं। इसकी सहायता से आप जिस सेल में डाटा वैलिडेशन लगा रहे हैं वहां पर आप अपना मैसेज दिखा सकते हैं। डाटा वैलिडेशन करते वक्त इसका चयन वैकल्पिक होता है।
अगर आप कोई इनपुट मैसेज नहीं लिखते हैं और अपना डाटा वैलिडेशन कर देते हैं तो जब आप उस सेल को सिलेक्ट करेंगे जहां पर आपने डाटा वैलिडेशन किया है वहां कोई मैसेज नहीं दिखाई देगा।
Tab 3: Error Alert
यार एक कमाल का ऑप्शन है इसकी सहायता से आप डाटा वैलिडेशन करते वक्त आप अपने वैलिडेशन को नियंत्रित कर सकते हैं जैसे कि आपने अगर स्टाइलिश स्टॉप को चुना तो जब कभी भी गलत भैलू की इंट्री करेंगे तो यह आपको एंट्री नहीं होने देगा।
Alert Style
- Stop:अगर आप स्टॉप स्टाइल का चयन करते हैं तो आपके सीट को जो भी उपयोग कर रहा है और डाटा वैलिडेशन वाले सेल में अगर वो गलत डाटा एंट्री करता है तो एक स्टॉप विंडो ओपन हो जाएगा जिसमें retry or cancel करने का विकल्प रहेगा।
- Warning: वार्निंग ऑप्शन की सहायता से आप अपने डेटाशीट में वैलिडेशन वाले सेल में कोई भी गलत डाटा एंट्री पर एक वार्निंग मैसेज दिखा सकते हैं गलत एंट्री होने पर एक को वार्निंग विंडोज ओपन होगा जिसमें तीन तरह की विकल्प दिए होते हैं :
- हां (Yes) – गलत डाटा को स्वीकार करने के लिए,
- नहीं (No) – अमान्य डाटा को बदलने के लिए और
- रद्द करें (Cancel) – अमान्य डाटा को पूरी तरह हटाने के लिए।
- Information:इंफॉर्मेशन स्टाइल डाटा एंट्री ऑपरेटर को केवल यह सूचना देता है कि वह गलत डाटा दर्ज किए हैं जब ऑपरेटर गलत डाटा दर्ज करेंगे तब या चेतावनी विंडो ओपन करेगा और उसमें ओके स्वीकार करने के लिए और कैंसिल रद्द करने का विकल्प रहेगा।
हम आशा करते हैं कि हमारे द्वारा दी गई जानकारी आपको पसंद आई होगी इसी तरह के और भी जानकारी प्राप्त करने के लिए हमारे ब्लॉक कैटेगरी को भी चेक कर सकते हैं इसके साथ ही आप हमारे इस वेबसाइट पर एक्सेल के बारे में भी जान सकते हैं।
हमारे द्वारा दी गई जानकारी में कोई शिकायत या सुझाव हो तो आप हमारे Contact us की सहायता से हमसे संपर्क कर सकते हैं या कमेंट कर सकते हैं।